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めざせ理想の情報共有! 社内アイデアソンを開催しました


11月16日(金)に、久々の全社イベントとして社内アイデアソンを開催しました!
社内イベントとしては前回のハッカソン以来3年ぶり、そして初めてのアイデアソンです。

なぜアイデアソンか?

ハンズラボも設立6年目。メンバーも50名を超え、この春からは事業部制に移行しました。10月には社長交代もあり、大きな変化の一年だったのです。
そんな変革期の今、みんなでハンズラボのこと、これからのことを考えよう! ということで企画スタートした今回の全社イベント。ベテランも新卒も、エンジニアも非エンジニアも「みんなで」ハンズラボのこれからを考えるために、誰でも参加できるアイデアソンになりました。

事前アンケートで決定したテーマは「理想的なチーム内・チーム間の情報共有」
様々な課題がある中で、皆が一番感じていたのが情報共有の難しさでした。
会社の規模が小さな頃は皆が顔見知りで、誰がどんなスキルを持っているか、困った時は誰を頼ればいいのかなんとなく分かっていました。
そこから一気にメンバーが増え、事業部の垣根が生まれたことで、疑問があっても誰に訊けばいいか分からない、事業部・チームが違うと話しかけづらい……という状況が生まれてしまったのです。

そこで、この問題を解決し、チーム内・チーム間で情報共有するには何が必要か、ツール・制度・設備などについて、6つのチームに分かれて様々な方向からアイデアを出していきます。

発表タイムは17時から。グループ毎に5分ずつ発表をし、参加者全員による投票で1つ、社長の余宮による選考で1つ、計2つの賞が決まります。(豪華景品もあり!)

さらに、この場で盛り上るだけで終わらないよう、社長賞の企画は実際に導入されるほか、今回出たアイデアをもとに、次の全社イベントまでの1年間、情報共有・コミュニケーションの改善活動を推進する改善プロジェクトが行われます。

いったいどんなアイデアが生まれるのか……?
アイスブレイクを終え、チームがいくらか打ち解けた11時頃、いよいよアイデアソンがスタートします!

人数は各チーム4名ずつ。
東急ハンズのシステム開発を行う東急ハンズ事業部、受託開発や業務改善サービス「Postfor」の開発を行うコンシューマービジネス事業部、そして管理業務全般を担うコーポレートグループのメンバーを満遍なく組み合わせ、さらにベテランと新卒もバランス良く配置しました。

ほぼ初対面のメンバーもいますが、お菓子を食べつつのディスカッションで少しずつ打ち解けた様子。

それぞれのチームに用意されたホワイトボードにはどんどん書き込みが増えていきます。
何故か寸劇の練習を始めるチームも……。

そして迎えた17:00。いよいよ各チーム発表です!

チーム毎のアイデアはこちら。

情報のメンテナンスツール
情報共有のツールを充実させられたとして、次に必要になるのはメンテナンス。とはいえ常に更新し続けるのは難しい……ということで。
このドキュメント、情報が古いかな? という時に押すアラートボタン、というツールを考えました。閲覧者がボタンを押すと、そのドキュメントの管理者にアラートが飛ぶ仕組みです。

交流が生まれるフリースペース
出入り口付近など、全員が通る場所に「何をしてもいい場所(ブレスト、勉強会、休憩、パーティ、仮眠、飲み会、なんでも)」を設けるというもの。社内バーはあこがれますね……!フリースペースでどんな交流が生まれるかの寸劇

すぐできる交流プランいろいろ
他チームのメンバーと交流を図るべく、いろいろなプランが。
1.ランチに行く(費用は会社持ち)
2.困ったこと共有会を開催する。ランチなどで(費用は会社持ち)
3.ハンズ社会科見学(東急グループなども)(費用はry)

コミュニケーションのきっかけをつくる
必要な情報がどこにあるか・誰が知っているかを見える化するツール、入社直後など、自分から話しかけづらい時のサポートツール・制度の提案。すぐできる・お金がかからない点を重視した内容で実行しやすそう!

他チームの業務を見える化する
チーム別の業務の内容、必要なスキル、担当を共通のフォーマットで表にまとめる。誰が何をしているかが一目瞭然になり、質問や異動時の引き継ぎがしやすくなる。チーム全員でメンテナンスをすることでコミュニケーションにもなる。

チーム間の障壁を解決するために、業務外でチーム内外の活動をできるようにする
業務外の活動ができる時間を設け、そこでサービス開発やリファクタリング、改善を行う。カフェ・おやつスペースをつくる、チームメンバー、役割を定期的にシャッフルするなどで交流のきっかけをつくる。

ナレッジのアウトプットを重要なタスクにする
「最強の組織内情報共有=情報共有のための無駄なコミュニケーションがない状態」とし、ドキュメントの充実を阻害するチーム・他メンバーへの理解不足・ログやドキュメントを残さない……などの困った行動をなくすための方法を提案。wikiの充実やチーム/個人の情報をどう開示するかなどを考えた。

内容だけまとめると真面目なイベントのようですが、謎の寸劇あり、突然のプロレス入場アナウンス風プレゼンありのカオスで楽しいイベントでした。弊社濃い人材多いな!

そして気になる結果は……?
全体投票で選ばれたのは、他チームの業務を見える化する「おたずね表」を提案したチーム!

社長賞は情報のメンテナンスツールを提案した運営チームでした。まさかの展開に驚くチーム一同。

アイデアソン開催から約1ヶ月が経った現在、「おたずね表」は各チームで作成され、
メンテナンスツールは開発メンバーの募集がスタート予定です。その他のアイデアについても、改善プロジェクトが発足し継続的に進めていく予定です。

いい感じのツールができるのか? 社内のディスコミュニケーションは改善されるか? も引き続きブログで紹介していきたいと思います。ご期待ください!